Privacybeleid
Wie zijn we?
Naam van de entiteit ADRES Indien van toepassing - RPR + ONDERNEMINGSNUMMER
Contactpersoon of DPO + Adres en e-mail
(Indien de privacyverklaring voor meerdere rechtspersonen geldt, kunnen de verschillende juridische entiteiten en gegevens van de DPO’s ook in een tabel weergegeven worden. Deze kan dan best komen onder punt ‘9 DPO’. Onder het punt ‘2 Wie zijn we?’ kan dan meer uitleg gegeven worden over de samenwerking tussen de verschillende partijen.)
Welke persoonsgegevens verwerkt de entiteit?
Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.
We verzamelen en verwerken je persoonsgegevens als je één van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen jouw persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Enkele voorbeelden van persoonsgegevens die wij verzamelen zijn:
Identificatiegegevens zoals je voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, elektronische identificatiegegevens zoals je private en publieke IP-adres, cookies;
Persoonlijke kenmerken zoals je geboortedatum, burgerlijke staat, geslacht;
Financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot schulden en uitgaven of met betrekking tot jouw solvabiliteit;
Gegevens met betrekking tot de samenstelling van het gezin zoals het aantal kinderen ten laste;
Jouw rijksregisternummer waarvan de groep enkel maar gebruik zal maken indien zij hier een concrete machtiging voor heeft gekregen van het Sectoraal comité van het Rijksregister of indien wij hiervoor beroep kunnen doen op het Koninklijk besluit van 27 februari 1985 waarbij aan de provinciegouverneurs en aan de bestendige deputaties van de provincieraden toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen of het Koninklijk besluit van 8 januari 1988 waarbij de provinciegouverneurs en de bestendige deputaties van de provincieraden gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Wij zullen in ieder geval nooit onrechtmatig gebruik maken van uw rijksregisternummer;
Gegevens met betrekking tot jouw beroep zoals je curriculum vitae;
Woningkenmerken zoals de aard van de woning, eigendom of gehuurd, kadastergegevens;
Foto en allerhande beeldmateriaal dat we verzamelen op onze domeinen en tijdens onze activiteiten;
Wat gaan wij met je persoonsgegevens doen?
Om jouw persoonsgegevens te verwerken moeten wij over een geldige rechtsgrond beschikken, afhankelijk van het doel kunnen we ons baseren op verschillende rechtsgronden.
Doeleinde(n)
Rechtsgrond
Wettelijke verplichting
Melding maken van specifieke wet
Taak van algemeen belang
Overeenkomst
Toestemming
Vitaal belang
Gerechtvaardigd belang
Aan wie gaan we je persoonsgegevens doorgeven?
Indien je de persoonsgegevens gaat opnemen in de provinciale klantendatabank (CRM) zullen de gegevens verwerkt worden binnen de groep Provincie Antwerpen. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een nieuwsbrief verstuurt via Click Dimensions van provincie Antwerpen. Hierover moet je transparant informeren door onderstaande paragraaf op te nemen.
Binnen de groep provincie Antwerpen
Om de respectievelijke rollen en verantwoordelijkheden te bepalen, werd een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen de entiteit en de rechtspersoon provincie Antwerpen.
De groep provincie Antwerpen met inbegrip van de Bosgroepen vzw en de Regionale Landschappen vzw verwerken gezamenlijk de gegevens die verzameld worden in de centrale klantendatabank. De klantendatabank is samengesteld uit informatie die wij rechtstreeks ontvangen wanneer je online inschrijft voor een activiteit, of je abonneert op een nieuwsbrief. Zo geef je ons onder andere je naam en contactgegevens door. In de centrale klantendatabank worden de contactgegevens van onze klanten (burgers, scholen, bedrijven, verenigingen, ...) in een contactfiche bijgehouden en gekoppeld aan de werking van onze diensten (relationele informatie). Op die manier wil de groep provincie Antwerpen de relatie met haar ‘klanten’ verbeteren en wil ze gerichter en persoonlijker communiceren.
De contactgegevens vermeld op de contactfiche zullen door de verschillende entiteiten raadpleegbaar zijn. De relationele informatie (doeleinden en dossiers) zijn enkel toegankelijk voor de betrokken diensten. Je persoonsgegevens op de contactfiche mogen enkel gebruikt worden in het kader van doeleinden waarvoor je toestemming hebt gegeven, of in de uitvoering van een overeenkomst, of in de uitvoering van een taak van algemeen belang of in het kader van de een uitvoering van een wettelijke taak.
Meer informatie over de verwerking van de gegevens binnen de groep provincie Antwerpen kan je terugvinden in de privacyverklaring van provincie Antwerpen.
Aan externe partijen
De entiteit zal je gegevens niet verkopen of verhuren aan ondernemingen of personen. De entiteit beschouwt je gegevens als vertrouwelijke informatie.
We delen jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is in het kader van onze wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang of die van de derde partijen die de gegevens ontvangen. De entiteit zal altijd controleren of deze partijen recht hebben om jouw persoonsgegevens te ontvangen vooraleer deze over te maken.
Indien noodzakelijk delen we jouw persoonsgegevens met:
- Professionele raadgevers
- Overheidsdiensten
- Gerecht en politiediensten
- Werkgever of zakenrelaties
- Geregistreerde persoon
- Gerecht en politiediensten,
- Private partijen zoals deelnemers aan een evenement, studiebureaus, ...
Occasioneel doet de entiteit een beroep op een externe verwerker. Dit houdt onder meer in dat we voor enkele taken of onderzoeken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden. Indien dit gebeurt, zal de entiteit er steeds op toezien dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De entiteit legt dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zullen deze verwerkers jouw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten je gegevens gewist worden van zodra die verwerkers de opdracht voltooid hebben.
In het geval dat de verwerkers waarop de entiteit beroep doet, persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, zal entiteit overeenkomstig de privacywetgeving zorgen via contractuele of andere maatregelen, dat deze gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de EER zouden genieten.
Indien noodzakelijk voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en steeds met inachtneming van de privacywetgeving, zal entiteit ook persoonsgegevens delen met partijen zoals advocaten- en incassokantoren, banken en verzekeringsmaatschappijen.
Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?
De entiteit hecht waarde aan privacy en zet zich daarom in om je persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens alleen op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken.
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy.
De entiteit verbindt er zich toe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Hoe lang houden we je persoonsgegevens bij?
Volgens de algemene regel mogen we jouw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren je gegevens dus zolang je gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten.
De entiteit ziet erop toe dat jouw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig om de bovenvermelde verwerkingsdoeleinden te realiseren.
Die periode bedraagt [IN TE VULLEN] jaar. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Indien de privacyverklaring wordt opgemaakt voor verschillende verwerkingsdoelen kan verwezen worden naar de informatiebeheersplannen en kunnen enkele voorbeelden gegeven worden :
Hieronder vind je enkele voorbeelden van bewaringstermijnen:
Dossiers inzake inkomende facturen moeten 10 jaar bewaard worden, nadien vernietigd;
Het register van inkomende en uitgaande post moet 10 jaar bewaard worden, nadien vernietigd;
Niet-Europese subsidiedossiers worden 10 jaar bewaard, nadien vernietigd;
We behandelen je persoonsgegevens conform deze Privacyverklaring zolang we ze bewaren. Als overheidsinstantie zijn we volgens het Bestuursdecreet verplicht een informatiebeheersplan op te stellen en deze termijnen goed op te volgen.
Welke rechten heb je betreffende de verwerking van je persoonsgegevens?
Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je rechten uit te oefenen zoals beschreven staat in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (GDPR). Jij kan volgende rechten uitoefenen:
a) Recht op informatie en van inzage
Je hebt recht om geïnformeerd te worden of de entiteit jouw persoonsgegevens verwerkt en wanneer dit het geval is, om kosteloos inzage te verkrijgen en om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over jou verzamelen.
b) Recht op verbetering
Wanneer je vaststelt dat je gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan je ons vragen om ze te verbeteren.
c) Recht op gegevenswissing
De wetgeving voorziet in bepaalde gevallen om je persoonsgegevens te laten wissen.
Dit is het geval wanneer:
jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld;
de verwerking van je gegevens berust uitsluitend op je toestemming en je beslist om deze in te trekken;
Het recht op gegevenswissing is echter niet absoluut. De entiteit heeft het recht om je gegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor onder meer:
de naleving van een wettelijke verplichting;
het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
d) Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Wij zullen jouw gegevens blijven opslaan, maar wij zullen het gebruik ervan beperken.
Dit is onder meer het geval wanneer:
je de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die de entiteit nodig heeft om die juistheid te controleren;
je gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken maar je ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
e) Recht op overdraagbaarheid
In bepaalde gevallen heb je het recht dat de persoonsgegevens die je ons verstrekt hebt ofwel aan jou worden overgedragen ofwel door de entiteit rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch haalbaar is.
f) Recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op jou of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op jou.
Het beleid van de entiteit is erop gericht dat je niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die op jou betrekking hebben of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op jou.
g) Het recht om je toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking door de entiteit op je toestemming gebaseerd is, kan je op ieder ogenblik de door je gegeven toestemming intrekken. Zo kan je jezelf bijvoorbeeld altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven.
Indien de gegevens verwerkt worden binnen de rechtspersonen die vallen binnen de groep provincie Antwerpen kan gebruik gemaakt worden van het webformulier. Zoals hieronder opgenomen. In andere gevallen bijvoorbeeld voor een project website, kan best verwezen worden naar de contactpersoon van het project of de betrokken DPO
Hoe kan je uw rechten uitoefenen?
Om je rechten uit te oefenen, kan je terecht op ons webformulier. Hier kan je ook meer informatie terugvinden over de procedure en de voorwaarden.
Indien aan de voorwaarden voldaan is, zal de entiteit zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten. Het is mogelijk dat wij eerst om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te bevestigen en om ons te verzekeren dat de aanvraag van jou afkomstig is.De uitoefening van je rechten is kosteloos.
Wat betreft de nieuwsbrief kun je je gegevens ook steeds aanpassen via de link ‘voorkeuren aanpassen’, die je terugvindt in elke nieuwsbrief. Indien je geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen, kun je je afmelden via de ‘uitschrijven’-link die in elke nieuwsbrief staat.
h) Recht om klacht neer te leggen bij een toezichthoudende autoriteit
Wanneer je van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake privacy heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of de federale Gegevensbeschermingsautoriteit, met volgende contactgegevens:
Vlaamse ToezichtcommissieKoning Albert II-laan 151210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
GegevensbeschermingsautoriteitDrukpersstraat 351000 Brussel
contact@adp-gba.be
DPO
Binnen de entiteit werd een DPO aangesteld. Je kan de DPO bereiken via:
e-mail xxxx en/of andere contactgegevens
Indien de privacyverklaring voor meerdere rechtspersonen geldt, kunnen de verschillende DPO’s en gegevens van de juridische entiteiten ook in een tabel weergegeven worden .
Binnen de verschillende entiteiten zijn er verschillende DPO’s aangesteld afhankelijk van de rechtspersoon. Hier een overzicht van de bevoegde DPO per juridische entiteit:
Juridische entiteit
Adres(sen) en ondernemingsnummer
Rechtspersoon
xxx
adres
e-mail DPO
ondernemingsnummer:
Rechtspersoon
xxx
adres
e-mail DPO
ondernemingsnummer:
Hoe worden wijzigingen gedaan aan de huidige privacyverklaring?
Deze Privacyverklaring kan wijzigingen ondergaan. Wij zullen dit doen door de bijgewerkte versie op onze website te plaatsen. Wanneer wij wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen wij de datum van de "laatste update" van onze Privacyverklaring wijzigen. We raden je daarom aan onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.